Z Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej przesłano do  Stowarzyszenia Inspektorów Pracy Rzeczypospolitej Polskiej projekt (z daty 27 stycznia 2023 r.) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, z uprzejmą prośbą o zgłaszanie ewentualnych uwag.

Jak wskazuje wnioskodawca konieczne jest dostosowanie brzmienia Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) mające na celu uwzględnienie zmian wprowadzonych uchwaloną przez Sejm RP w dniu 1 grudnia 2022 r. ustawą o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druki sejmowe nr: nr druku 2335, 2618, 2890 i 2902), zwaną dalej „nowelizacją Kodeksu pracy”.

Przepisy ww. ustawy mają na celu (…) umożliwienie pracodawcom wprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Ponadto przedmiotowa nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do polskiego porządku prawnego, która zastąpi telepracę.

Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania nowozatrudnionemu pracownikowi, objętemu kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przed dopuszczeniem go do pracy, informacji o wprowadzeniu ww. kontroli, grupach lub grupie pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania. Informacje te pracodawca będzie przekazywał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

W związku z powyższym, celem zapewnienia możliwości weryfikacji spełnienia ww. obowiązku, konieczne jest uzupełnienie katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika o potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.

W aktach osobowych pracowników będą również przechowywane dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę oraz dokumenty związane z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. Informacje te pracodawca będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika.

Informacje te pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku, gdy zastosowana będzie kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu lub kontroli trzeźwości oraz wyniki wskazujące na stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środków podobnych do alkoholu do czasu uznania kary za niebyłą.

Przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.

Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadzi uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi zgodnie z art. 22^1d § 5 Kodeksu pracy. Wówczas organ przeprowadzający badanie będzie przekazywał pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Informacja ta również będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, w dodawanej części E.

Analogiczne zasady będą obowiązywały w przypadku żądania pracownika lub pracodawcy przeprowadzenia przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego badania tego pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Organ, oprócz badania krwi, będzie mógł zlecić badanie moczu. Ponadto w aktach osobowych przechowywane również będą dokumenty związane
z wykonywaniem pracy zdalnej, które zastąpią dokumenty związane z telepracą.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Wszystkich zainteresowanych zapraszamy  do lektury zamieszczonego na końcu niniejszego artykułu projektu oraz uzasadnienia. Zachęcamy też do przekazywania do 13 lutego 2023 r. swoich opinii lub uwag odnoszących się do załączonego projektu, najlepiej drogą mailową na adres zarzad@siprp.pl, albo używając formularza kontaktowego zamieszczonego na naszej stronie internetowej.

do pobrania:

Projekt rozporządzenia

uzasadnienie

OSR